Umlegen dürfen Vermieter nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und nur wenn der Mietvertrag das vereinbart. Vorauszahlungen müssen angemessen sein. Heizkosten werden zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand 12. November 2026). Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Warum die Nebenkosten den Mietpreis mitbestimmen
Mietinteressenten vergleichen zunehmend die Warmmiete. Eine marktgerechte Kaltmiete mit realistischer Vorauszahlung ist überzeugender als eine niedrige Vorauszahlung, die nach einem Jahr zu einer hohen Nachzahlung führt. Bei der Vermietung an Angehörige ist die Warmmiete zudem der steuerliche Maßstab (siehe Vermietung an Angehörige).
Was umlagefähig ist
Umlagefähig sind die laufenden Kosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgezählt sind, unter anderem:
- Grundsteuer
- Wasser, Abwasser und Heizung sowie Warmwasser
- Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung und Gartenpflege
- Beleuchtung, Schornsteinreinigung sowie Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart und Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten, wenn sie im Vertrag ausdrücklich benannt sind
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen und Bankgebühren.
Voraussetzung: die Vereinbarung im Vertrag
Betriebskosten muss der Mieter nur tragen, wenn der Mietvertrag das vereinbart. Üblich ist ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Vereinbart werden kann eine Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung oder eine Pauschale ohne Abrechnung.
Wie hoch die Vorauszahlung sein sollte
Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Gute Grundlage ist die letzte Abrechnung der Wohnung oder des Hauses, angepasst um absehbare Preisänderungen, etwa bei Energie. Eine bewusst zu niedrige Vorauszahlung, die die Wohnung günstiger erscheinen lässt, führt zu Ärger bei der ersten Abrechnung.
Heizkosten
Bei zentraler Heizung müssen 50 bis 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche (§ 7 Heizkostenverordnung). In bestimmten unsanierten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung sind 70 % nach Verbrauch vorgeschrieben.
Die Abrechnung
- Abrechnungszeitraum ist höchstens ein Jahr.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Nach einer Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen.
Häufige Fragen
Darf ich die Grundsteuer auf den Mieter umlegen?
Ja, die Grundsteuer gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern der Mietvertrag die Umlage vereinbart.
Darf ich Verwaltungskosten umlegen?
Nein. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind bei Wohnraum keine umlagefähigen Betriebskosten.
Was passiert, wenn ich die Abrechnung zu spät verschicke?
Geht sie später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters muss er trotzdem auszahlen.